Bewaartermijn loonstroken

De maandelijkse, vaak slechts vluchtige blik op de loonstrook is voor velen van ons routine. In deze blogpost maken we echter duidelijk wat er eigenlijk achter een loonstrook zit, wat van belang is bij het bewaren van loonstroken voor werknemers en werkgevers en welke wettelijke bewaartermijnen in acht moeten worden genomen.

Welke gegevens moeten er op een loonstrook staan?

Volgens de wet op de handelsregelingen is de werkgever verplicht een schriftelijke verklaring te verstrekken wanneer loon wordt uitbetaald. Naast de algemene gegevens, zoals de naam en het adres van de werkgever, moeten de volgende beloningscomponenten worden vermeld:

  • Brutoloon
  • Geldelijke voordelen / voordelen in natura
  • Bijdragen aan ondernemingspensioenregelingen
  • Belastingverminderingen

Wie moet loonstroken bewaren?

Dus de individuele loonstrook geeft mij als werknemer alleen informatie over mijn maandinkomen en dat is het dan? Nee, want naast de zelfonthulling wordt de loonstrook vaak gebruikt als bewijs van inkomen in uiteenlopende situaties. Of je nu op zoek bent naar een appartement of een lening aanvraagt: de maandelijkse loonstrook dient als basis voor beslissingen en/of berekeningen in veel alledaagse situaties. Daarnaast dienen loondocumenten altijd te worden bewaard tot aan pensionering, om latere pensioenaanspraken te kunnen aantonen. De loonlijst is niet zo onbelangrijk voor de werknemers in Nederland.

Hoe lang moeten loonstroken worden bewaard?

Versnipperaar: ja of nee? In tegenstelling tot de eigen verantwoordelijkheid voor het geldig bewaren van loonstroken voor particulieren, dient de werkgever zich te onderwerpen aan rechtsgeldige bewaartermijnen voor loonstroken.

Volgens de Wet op de inkomstenbelastingmaakt de wettelijke bewaartermijn voor de loonadministratie onderscheid tussen bewaartermijnen voor loonkosten en bewaartermijnen voor loondocumenten, voor zover deze kunnen worden toegewezen aan de bepaling van het bedrijfsresultaat. Documenten met betrekking tot de inkomstenbelasting, zoals loonstroken, moeten 6 jaar worden bewaard. Denk hierbij aan loonstroken en opgehaalde functies voor elektronische loonheffingskorting. De loondocumenten die relevant zijn voor de bepaling van het bedrijfsresultaat dienen daarentegen 10 jaar te worden bewaard. De bewaartermijn gaat in op 01.01. van het kalenderjaar volgend op de laatst ingevoerde loonbetalingen, d.w.z. de bewaartermijn gaat in op 1 januari. van het volgende jaar en eindigt 6 of 10 jaar later op 31 december.

Waarom moeten loonbrieven worden bewaard?

Blijf dus met uw handen van de papiervernietiger af, want wie te vroeg over belangrijke documenten beschikt, kan bij toekomstige steekproeven voor onnodige uitdagingen komen te staan. Om te allen tijde te kunnen voldoen aan de verplichting om het bruto- en nettoloon van werknemers aan te tonen en inhoudingen voor verzekeringen en belastingen te kunnen aantonen, is het van belang ervoor te zorgen dat kopie├źn binnen de bewaartermijnen in het archief worden bewaard. Liefst digitaal. Want met een digitaal dossierarchief dat voldoet aan de richtlijnen, kunnen bewaartermijnen eenvoudig worden gehaald. Anders dan in de archiefkast of bij documentarchivering op papier, gaan er geen documenten meer verloren. In het ergste geval – bijvoorbeeld het vermoeden van belastingontduiking – kunnen ontbrekende documenten en het daarmee gepaard gaande gebrek aan informatievoorziening worden bestraft met extra betalingen aan de belastingdienst of zelfs leiden tot boetes of gevangenisstraf. Nou, om de vraag aan het begin te beantwoorden: Shredder? Nee! Dus op naar het digitale personeelsdossier ermee. De digitale salarisadministratie biedt niet alleen voldoende rechtszekerheid op het gebied van opslag, maar heeft ook andere voordelen.

Een goede salarisadministratuer

Belangrijk is het dus om een goede salarisadministratuer te nemen, die op de hoogte is van deze en andere bepalingen met betrekking tot het salaris. Dat kan iemand in vaste dienst zijn, of een extern bureau zoals bijvoorbeeld hetSalariskantoor.